任何的公司开会或者是举办相关的会议期间，对于会议场所本身的前期布置和准备是不容忽视的问题。而如何才能给参加会议的人员提供舒适的开会环境，并且将视觉与语言交换的良好效果达到最大化，上海会议公司——上海九舟会务策划教您以下四步，您你轻松选定与布置会议场所。
(一)选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。
(二)布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。
(三)会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、t型、马蹄型，体现民主与团结的气氛;座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感;中型会议的会场布置成而字型、m字型、扇面型，使人有正规、严肃之感;大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。
(四)排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。
1、排列座次的几种规则：(1)凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。(2)按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。(3)按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。
2、排列座次的几种方法：(1)横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员(代表)，后排候补委员(代表)。(2)竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。(3)左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。
因为会议本身是庄重严肃地，在平时的布置过程中，只有掌握了以上合适的技巧和方法，才是确保在会议的各个方面经营阶段，达到领导满意的效果。